Derfor bliver du mere effektiv på arbejdet, når du sætter tempoet ned

Du sidder foran computeren for at løse en bestemt opgave. Men da en mail lander i din indbakke, svarer du på den med det samme. Du arbejder lidt videre med opgaven. Telefonen ringer. Du skynder dig at tage den. Arbejder videre med opgaven. Du kommer i tanke om, at du har glemt at give en besked videre til din kollega. Du går med hurtige skridt hen til hendes skrivebord – og med hurtige skridt tilbage igen. Tilbage til opgaven.

Det var egentligt meningen, at du skulle fordybe dig i én opgave hele formiddagen. Men i stedet endte du med at løse mange forskellige opgaver.

Det lyder måske effektivt, men det er det ifølge Ditte Skovgaard, der er erhvervspsykolog og stifter af virksomheden Ditte Skovgaard Consult, ikke.

Hun fortæller, at du er mest effektiv på arbejdet, når du sætter tempoet ned. Når du har længere tid til at løse én opgave – fremfor at hoppe fra opgave til opgave.

- Hvis du bliver forstyrret, mens du forsøger at løse din opgave, reducerer det din hjernekapacitet. Det betyder, at du kommer til at være længere tid om at løse opgaven, du begår flere fejl, og det giver en dårligere kvalitet, siger hun.

- Det kræver også meget af din energi at genfinde fokus igen og igen.

Men hvorfor er du mere effektiv, når du sætter tempoet ned?

Det hænger både sammen med, at det tager op til en halv time at genfinde koncentrationen efter en forstyrrelse. Det har du måske hørt før.

Men det hænger også sammen med, at hjernen restituerer, når du fordyber dig. Med restitution kommer trivsel, og med trivsel kommer effektivitet, fortæller Ditte Skovgaard.

- Vi har brug for tid til at fordybe os for at kunne bruge vores hjerne bedst muligt, siger hun.

- Der er masser af mennesker, der trives med at være hurtige. Der er bare meget få, der kan tåle at være det igennem rigtig lang tid. Så der er nødt til at være en dualitet i vores arbejde. Når vi har været hurtige, er der nødt til at være tid til restitution og genopbygning efterfølgende.

Når vi arbejder, bruger vi vores opmærksomhed. Den sammenligner Ditte Skovgaard med en muskel. Når den er blevet brugt, har den brug for restitution for at kunne genopbygge, så den også fremadrettet kan levere det, der er nødvendigt.

- Det handler ikke om, at du skal finde en skønlitterær bog i pausen og fordybe dig i den. Det handler om at fordybe dig i en opgave. Har du ro og tid til at fordybe dig i opgaven? Er der skabt en ramme for, at du kan få lov til at komme dybt nok ned i det, du arbejder med?

Ditte Skovgaard har i 12 år arbejdet med stress, trivsel og ledelse. På baggrund af klienter, hun har mødt, og undersøgelser, hun har læst, har hun et klart indtryk af, at tempoet på arbejdspladserne er højere i dag, end det har været tidligere.

Tal fra Stressforeningen viser, at 250.000-300.000 danskere lider af alvorlig stress.

Hun fortæller, at vi fysisk kan holde til mere, end vi kunne engang. Derfor løber vi stærkt. Et sted midt i den udvikling er behovet for fordybelse blevet glemt.

- Vi lever længere, vi lever sundere, vi er bedre til at give os selv den kost, der skal til, for at vi kan præstere bedst muligt og mest muligt. Men vores hjerne er nogenlunde den samme. Så hvad sker der, når kroppen kan præstere mere, men hjernen har nogenlunde samme kapacitet? Så er der selvfølgelig et problem, som vi har overset langt hen ad vejen, siger hun.

Udover at Ditte Skovgaard mener, at effektiviteten ville stige, hvis vi blev bedre til at sætte tempoet ned og give plads til fordybelse i arbejdslivet, så mener hun også, at trivslen ville stige.

- Det er ikke bare noget, jeg tror. Det er noget, jeg kan se på alle de mennesker, jeg har talt med. Der sker noget ved trivslen, når man inviterer en langsomhed ind, siger Ditte Skovgaard.

Ledere spiller en væsentlig rolle i at invitere langsomheden ind hos medarbejderne, mener hun.

- Du skal som leder finde ud af, om der er overensstemmelse mellem de opgaver og krav, du stiller, og de ressourcer, der er. Det er ren matematik, at hvis ikke der er det, så går det galt på et tidspunkt. Enten forsvinder medarbejderne, eller også bliver de ramt af stress, siger hun.

Ditte Skovgaard har en opfordring til ledere, der ønsker at finde ud af, hvad medarbejderne mener om tempoet i deres arbejdsliv.

- Du skal have tillid til medarbejderne, lære dem at kende, du skal spørge dem, hvad der skal til, for at de trives. Du skal tale med dem, når du kan se, at de ikke trives. Sørg for at skabe værdifulde åndehuller i deres arbejdsliv. Værdifulde på den måde, at de har mulighed for at fordybe sig i det, der giver mening arbejdsmæssigt, siger hun.