Bruger du også Outlook forkert? Sådan undlader du at spilde alles tid
Råd 2 fra Outlook-konsulenten: Du tror, du har accepteret mødeindkaldelsen. Men de andre aner ikke, om du kommer til mødet.
Nogle råd er så simple, at de kan virke overflødige.
Men en rundspørge her på arbejdspladsen røber, at der er behov for dem. Det samme gør dette interview med Anette Julia Samaras, som har gjort det til sin levevej at undervise i Outlook.
Her deler hun to råd til kalenderen, som kan hjælpe dig og dine kollegaer med at spare tid og frustrationer. Givetvis hver eneste dag.
Bemærk, at rådene vedrører den “gamle” version af Outlook, som størstedelen af danskerne stadig bruger. Ifølge Anette Julia Samaras' afstemning på LinkedIn var det i december hele 76 procent.
Råd 1: Indkald hurtigt til et møde, hvor alle kan deltage
For dig, der allerede har Rumfinderen, er dette råd håbløst uinteressant. For dig, der ikke har værktøjet, er det en regulær game changer.
“Uden Rumfinderen kan det jo være et kæmpe arbejde at tjekke, hvornår dine kollegaer og mødelokaler er ledige på samme tid,” siger Anette Julia Samaras.
“Med det her værktøj kan du hurtigt finde næste ledige tid, men du kan også bladre flere måneder frem og se, hvornår alle er ledige.”
Her forklarer Outlook-konsulenten hvordan:
Når du vil indkalde til et møde, skal du indtaste deltagerne og alle de mødelokaler, der er store nok.
Når du herefter klikker på Lokalesøgning, viser Rumfinderen dig en overskuelig kalender, hvor du kan se, hvornår de forskellige deltagere og lokaler er ledige.
Du skal dog være opmærksom på, at Rumfinderen kun kan søge i halve og hele timer.
Hvis din organisation som udgangspunkt afkorter møder, skal du altså runde op til nærmeste halve eller hele time, inden du søger. Når du har fundet et ledigt tidsrum, kan du afkorte mødet igen.
Med det her værktøj kan du både finde næste ledige tid, men du kan også gå flere måneder frem i kalenderen og indkalde til et møde, hvor alle er ledige.
Kan du ikke klikke på Lokalesøgning eller se Rumfinderen i højre side af din skærm, når du vil indkalde til et møde?
Så har du sandsynligvis mistet værktøjet sammen med en opdatering af Outlook, fortæller Anette Julia Samaras:
“Men det er så fedt et værktøj, at det sagtens kan betale sig at få Rumfinderen tilbage i Outlook, selvom vi skal lidt dybt ned i indstillingerne for at gøre det.”
Det kræver, at du én gang afsætter tre minutter til at følge guiden herunder.
Anette Julia Samaras forstår godt, hvis du beder en it-kyndig kollega om hjælp. Men holder du tungen lige i munden, kan du også klare det uden særlige it-kundskaber.
1. Klik på Windows-ikonet i nederste venstre hjørne på din computer. Skriv regedit.exe og tryk Enter.
2. Åben følgende mapper ved at klikke på den lille pil: HKEY_CURRENT_USER derefter SOFTWARE derefter Microsoft derefter Office derefter 16.0 derefter Outlook derefter Options derefter Calendar.
3. Højreklik på Calendar, vælg Ny og vælg DWord-værdi (32-bit).
4. Skriv ShowLegacyRoomFinder og klik Enter.
5. Højreklik på ShowLegacyRoomFinder, vælg Rediger, sæt Værdidata til 1 i stedet for 0 og tryk OK.
6. Luk vinduet og genstart Outlook.
7. Klik på Filer i øverste venstre hjørne af Outlook og herefter på Administrer COM-tilføjelsesprogrammer.
8. Aktivér Microsoft Exchange Add-in ved at sætte flueben i boksen.
9. Klik OK og genstart Outlook.
Nu vil din Rumfinder fremgå i højre side af skærmen, når du indkalder til et nyt møde og klikker på Lokalesøgning. Du kan forstørre Rumfinderen ved at trække i den med musen.
Kilde: MicrosoftRåd 2: Svar på mødeindkaldelsen, så de andre deltagere rent faktisk kan se dit svar
Ja, du kan godt svare forkert på en mødeindkaldelse.
Nemlig ved at vælge Send ikke et svar, når du accepterer eller afslår en mødeindkaldelse.
Det gør cirka en tredjedel af Anette Julia Samaras kursister – og det er altid i den bedste mening.
“Du vil sikkert bare gerne acceptere mødet uden at spamme mødebookers indbakke med din bekræftelse.”
Funktionen skal forstås helt bogstaveligt. Vælger du “Send ikke et svar”, så sender du ikke et svar til mødebooker og de andre deltagere.
Men det er en fejltolkning af funktionen ifølge Outlook-konsulenten:
“Den skal forstås helt bogstaveligt. Vælger du Send ikke et svar, så sender du ikke et svar til mødebooker og de andre deltagere. Det vil fremgå af din egen kalender, men de andre kan simpelthen ikke se, om du deltager i mødet eller ej.”
Kort sagt: Du skal altid klikke på Send svaret nu eller Rediger svaret før afsendelse.
Og så er det – ifølge Anette Julia Samaras – mødebookerens eget ansvar at lave en regel i Outlook, der dikterer, hvilke notifikationer vedkommende ønsker at modtage om svar på mødeindkaldelser.
