Nordjysk arbejdsplads dropper møder: ”Det handler om trivsel og om en tro på, at vi kan præstere bedre”

Kristine Nygaards første møde starter typisk klokken otte. Når det er slut, starter det næste. Derefter følger dagens tredje og fjerde møde.

”Min frokostpause er lagt ind i min kalender, i håbet om at jeg kan nå at få noget at spise. Men den bliver tit inddraget eller forkortet på grund af endnu et møde,” siger Kristine Nygaard, der er bibliotekschef på Aalborg Bibliotekerne.

Fire ud af fem hele arbejdsdage går typisk med ”væg-til-væg” møder, som hun kalder det, hvor hun går direkte fra det ene møde til det andet.

Sådan en arbejdskalender er hun ikke alene om at have. Det er en generel udfordring på Aalborg Bibliotekerne, der har omkring 130 ansatte, at både medarbejdere og ledere har mange møder.

De travle kalendere tærer på overskuddet, og de påvirker samtidig fællesskabsfølelsen på arbejdspladsen.

”Hvis en medarbejder har brug for hjælp - eller af en anden grund skal snakke med mig, en anden leder eller medarbejder med en travl kalender - så skal medarbejderen booke en tid i vores kalender for at være sikker på, at vi kan snakke,” siger bibliotekschefen.

”Så det er ikke nemt at bevæge sig rundt i huset og tage spontane snakke - for mit vedkommende med mine medarbejdere, for andres vedkommende med kollegaer eller med deres egen leder. Det er et problem, for det kan sagtens være i de spontane snakke, at de gode idéer, eller følelsen af at være fælles om nogle opgaver, opstår.”

Men det skal et nyt initiativ med en fast ugentlig mødefri dag nu ændre på.

Initiativet betyder helt konkret, at hverken medarbejdere eller ledere fremover må holde interne møder om fredagen.

Håbet er, at det vil medføre mere overskud og nærvær blandt både medarbejdere og ledelse.

”Vi gør det, så man ikke hele tiden har følelsen af, at man ikke nåede at blive færdig med det, man var i gang med, før man skulle videre til det næste. Det handler om trivsel, men det handler også om en tro på, at vi kan få en organisation, der præsterer bedre, end den gør i dag,” siger Kristine Nygaard.

I ledergruppen er der stor opmærksomhed på, at møderne, der tidligere har ligget om fredagen, ikke blot skal skubbes over på nogle af de andre dage. Der har altså været - og er fortsat - et kritisk blik på, om alle møder er nødvendige.

”Så med initiativet om den mødefri dag følger også snakke om, hvad det er for nogle møder, vi holder, hvor længe de varer, og hvad formålet med dem er,” siger hun.

Ifølge selvstændig rådgiver Pia Hauge, der har rådgivet Aalborg Bibliotekerne om de mødefri dage, er dagene uden møder ikke et nyt fænomen. Men der er indenfor den seneste tid opstået en fornyet interesse for de mødefri dage.

”Når møder ligger meget tæt i vores kalender, bliver vores dage brudt op i små enheder. Så mødefri dage giver folk mulighed for at fordybe sig og få noget sammenhængende tænketid,” siger hun og fortæller, at den fornyede interesse for mødefri dage er opstået som følge af coronanedlukningerne.

”Coronanedlukningerne har fået folk til at tænke ”Gud, jeg kan arbejde på andre måder.” De er blevet genforelskede i at kunne fordybe sig, fordi de har siddet på hjemmekontoret og har fået mere sammenhængende arbejdstid,” siger Pia Hauge.

Hun er forfatter, selvstændig rådgiver og ekspert i, hvordan vi får kloge, kreative og sunde hjerner i et digitalt og hektisk arbejdsliv. Hun kombinerer hjerneforskning og organisationsteori og har skrevet bogen ”Kontorkoma – fra støj til fordybelse i dit arbejde”.

Udover at mødefri dage skaber tid til fordybelse, viser studier også, at de øger produktiviteten og mindsker stress. Faktisk kan én ugentlig mødefri dag over en periode medføre 35 procent højere produktivitet og 26 procent mindre stress, fortæller Pia Hauge.

”At stressniveauet falder, og at produktiviteten stiger på mødefri dage, handler om, at hele dagen ikke kun er deadlines. På dage med mange møder kan man - hver gang man sætter sig ned og for at gå i gang med noget - tænke: ”Kan det egentligt betale sig? Der er jo kun 12 minutter til, at jeg skal til det næste møde”,” siger hun.

På Aalborg Bibliotekerne har snakkene om mødekulturen givet Kristine Nygaard nogle idéer til, hvilke møder der eventuelt kan skæres væk fremover.

Hun fortæller blandt andet, at de i organisationen har en del faste møder i kalenderen, som afholdes med et bestemt interval, og som typisk bliver holdt mellem en medarbejder og en leder eller mellem to ledere. På møderne får de et indblik i, hvilke arbejdsopgaver der lige nu fylder i deres arbejdsliv, og om der er nogle ubesvarede spørgsmål.

”Vi kigger på, om denne form for møder er nødvendige, eller om vi fremover blot skal vidensdele ved at gå forbi hinanden, fordi vi jo forhåbentligt nu får mere tid til de spontane snakke,” siger hun.

”Det kan også være, at vi fremover kun skal holde denne form for møder, når det er nødvendigt – altså så møderne – fremfor at optræde fast i kalenderen – aktivt skal bookes, når der er noget, vi har behov for at vende,” siger hun.

Kristine Nygaard er spændt på at se, hvordan initiativet med den mødefri dag kommer til at gå, for i deres organisation er det ”en enorm kulturforandring”.

Det kan måske lyde simpelt at aflyse eller forkorte møder, men det er det ifølge Pia Hauge ikke. Hun mener, at der er nogle ting, som er afgørende, for at et initiativ med mødefri dage bliver overholdt.

”For det første kræver det ledelsesmæssig opbakning. Ledelsen skal selv holde dagen mødefri,” siger hun.

”Derudover skal den mødefri dag ind i kalenderen. Der skal simpelthen laves en struktur omkring det, så det ikke bliver noget, folk selv skal tage initiativ til, hvis de har lyst.”