Susanne ville gøre op med travl kultur: Nu starter møder med ét minuts stilhed
På affaldskontoret i Mariagerfjord Kommune viste en trivselsundersøgelse, at medarbejderne følte et stort arbejdspres. Nu håber afdelingslederen, at tre nye redskaber kan skabe en ”støjfri” mødekultur.
Susanne Selch Skovs arbejdsdage gik ofte med at deltage i det ene møde efter det andet. Og de få pauser, der var imellem møderne, brugte hun på at bevæge sig fra et mødelokale til et andet.
”Der var hverken tid til toiletbesøg eller til lige at rense hovedet, inden det næste møde gik i gang,” siger afdelingslederen på Affaldskontoret i Mariagerfjord Kommune.
Var der et enkelt hul i Susanne Selch Skovs kalender, brugte hun meget af den tid på at følge op.
”På flere af vores møder nåede vi ikke det, vi skulle. Så det eneste, vi blev enige om, var, at vi skulle mødes igen. Og jeg skulle derfor i mellemtiden bruge tid på at følge op med forskellige folk,” forklarer hun.
I foråret 2023 kom det frem, at Susanne Selch Skov ikke var alene om at have en tætpakket kalender.
Her afslørede en trivselsmåling, at flere af affaldskontorets medarbejderne følte for stort arbejdspres og for højt et tempo.
Derfor besluttede ledelsen, at der skulle ske en ændring.
En bog gav ideen
Allerede inden trivselsmålingen havde Susanne Selch Skov forsøgt at finde en løsning på, hvordan hun kunne gøre op med den støjende mødekultur, hun selv var hårdt ramt af.
Derfor havde hun flere gange læst bogen ”Støjfri ledelse,” som blandt andet handler om, hvordan man som leder kan sætte stilhed på dagsordenen.
Da resultaterne fra trivselsmålingen tikkede ind, var Susanne Selch Skov ikke i tvivl om, at det var løsningen, der kunne løfte trivslen hos hendes medarbejdere.
Derfor inviterede Susanne Selch Skov i efteråret 2023 forfatteren bag bogen, Bastian Overgaard, ind til at overføre bogens principper til praksis.
”Jeg blev taget lidt på sengekanten af, hvor hurtigt det viste en effekt. Det kom nærmest allerede fra første møde, vi havde efterfølgende,” fortæller afdelingslederen.
En støjfri mødekultur
Siden mødet med Bastian Overgaard har Susanne Selch Skov implementeret en række redskaber, der skal medvirke til en ”støjfri mødekultur.”
Blandt andet et minuts stilhed, post-its og alarmer.
Ét minuts stilhed
Mange af møderne starter med ét minuts stilhed.
”Ofte kommer man direkte fra noget andet. Fra en telefonsamtale eller med hovedet noget, man ikke lige er blevet færdig med. Og det ene minut, hvor vi bare sidder og er stille sammen, gør, at nærværet stiger. Vi bliver simpelthen mere tilstede i det møde, vi er i,” har Susanne Selch Skov erfaret.
Post-its
Derudover er post-it blevet en integreret del på mange af møderne i Susanne Selchs Skovs afdeling.
Konkret betyder det, at når en person har fremlagt et emne, skal alle mødedeltagere nedskrive deres input på en post-it.
Derefter fortæller deltagerne én efter en, hvad de har skrevet ned.
”Normalt handler det om at komme først og tale højest. Men ofte bibringer det intet nyt, og folk hører heller ikke efter, hvad hinanden siger, fordi de forsøger at huske, hvad de selv vil sige,” forklarer afdelingslederen og tilføjer:
”Men når vi starter med at skrive tingene ned, oplever vi, at alle kommer til orde og man faktisk har meget lettere ved at fokusere på emnet.”
Alarmer
Et tredje redskab, som er blevet en del af mødekulturen, er alarmer.
Det er især på de længere møder, hvor der for eksempel kan være afsat en time til ét mødepunkt.
Her sætter mødelederen en alarm på omkring 20 minutter, hvor deltagerne indtil da kan snakke frit.
Når alarmen ringer, er det tid til en pause.
”Man kan simpelthen ikke koncentrere sig mere efter 20 minutter. Så her kan det være godt med en pause, hvor man henter ny kaffe, åbner et vindue eller tager et toiletbesøg,” siger Susanne Selch Skov.
Nu oplever Susanne Selch Skov, at de både holder færre og kortere møder i hele afdelingen.
”Jeg er heller ikke selv længere fuldstændig bumpet i mit hoved, når jeg kommer hjem,” siger hun.
Derudover fortæller hun, at de nu træffer ”bedre” beslutninger, da alle nu kommer til orde.
”Men vi er jo ikke 100-metermester i det endnu. Man falder nemt tilbage i de gamle vaner, men vi forsøger at holde fast,” siger hun.
