Du har lige sat dig til rette foran skærmen. Kaffen er hentet. Telefonen er lagt væk. Nu skal du i gang med at arbejde. Men efter få minutter spørger din kollega ind til dine weekendplaner. Og lidt efter spørger en anden kollega, om du har tid til at hjælpe med noget. Og så kan du jo lige så godt tjekke telefonen. Og mailindbakken.
Og sådan går hele dagen. Kender du det?
Et åbent kontorlandskab er godt for mange ting, men det fordrer ikke ligefrem fordybelsen. Det kender jeg fra mit eget arbejdsliv, når jeg skal koncentrere mig. Det kan være svært.
Jeg vil være med i alle samtaler. Og jeg har ikke lyst til at afvise mine kolleger, når de taler til mig eller spørger mig om noget. Selvom det tager lang tid, før jeg igen er tilbage i min koncentration.
På samme måde ved jeg, at mine kolleger synes, at jeg taler for meget og griner for højt.
Ja, det åbne kontorfællesskab er noget for sig selv. På godt og ondt. Men det er nok kommet for at blive.
Så hvordan bliver vi bedre til at skabe fordybelse på arbejdspladsen? Og hvorfor er fordybelse vigtigt for vores præstation?
Det har jeg spurgt ledelsesrådgiver, forfatter og foredragsholder, Pia Hauge, om.
Egentlig var hun taget på fordybelsestur til Bornholm. Men jeg fik heldigvis lov til at forstyrre hende.
Så læs med her og bliv klogere sammen med mig.
Hvad er fordybelse?
Fordybelse er en tilstand, hvor man lader sig opsluge af én enkelt opgave, hvorved al ens viden, erfaring og tænkeevne bringes i spil, så man præsterer sit ypperste. Jeg plejer at sige, at når man fordyber sig, så lukker man op for sin allerfineste tænkning – og hvem vil ikke gerne det?
Fordybelse handler i virkeligheden bare om at have tid og ro til at løse sine opgaver, så man kan udrette noget meningsfuldt i arbejdstiden. På den måde arbejder man effektivt, man laver noget af høj kvalitet – og man holder den værste stress fra døren. Det er i øvrigt lettest at fordybe sig i noget, som man finder bare en smule interessant.
Mange tror, at fordybelse handler om at meditere eller dyrke mindfulness. Tværtimod. Det handler om at rette sin fulde opmærksomhed mod en opgave, altså noget uden for sig selv.
Hvorfor kræver vores arbejde fordybelse?
Det meste arbejde i dag er vidensarbejde i et eller andet omfang. Derfor er det en væsentlig opgave at skabe en hjernevenlig arbejdsplads, hvor det er let at tænke nogle gode tanker.
Meget arbejde handler om at løse problemer, finde på, planlægge, analysere, skrive tekster, kode, regne, tage beslutninger og så videre. Alle disse opgaver vil nyde godt af, at man har arbejdsro og ikke forsøger at multitaske ved lige at besvare lidt mails samtidig.
Kreativitet er en efterspurgt kompetence, som i høj grad kræver fordybelse – og ikke kun workshops og small talk i store åbne kontorer - som man måske let antager, når man ser billeder fra Silicon Valley. Innovation bygger blandt andet på dyb viden og evne til at forbinde prikkerne på nye måder, hvilket lettest sker, når der er tid og ro til at samle tankerne.
Jeg mener, at alt arbejde kræver fordybelse en gang imellem. Det at få lov til at være dygtig og lave et godt stykke arbejde uden at blive forstyrret eller konstant være på vej videre til næste opgave er vigtigt i alle jobs. Både for at sikre kvaliteten i arbejdet og for at sikre den mentale sundhed.
Men generelt er det sådan, at jo mere komplekse opgaver, man sidder med, jo mere afgørende er fordybelsestiden, og jo mere sårbar er man over for forstyrrelser.
Hvad forstyrrer fordybelsen, og hvad sker der ved en forstyrrelse?
Fordybelse er en kompleks kognitiv disciplin, der kræver, at man kan fokusere sin opmærksomhed. Det er især vanskeligt, hvis man er træt, hvis man har indre uro – eller hvis man sidder i støjende omgivelser.
Støj som for eksempel baggrundssnak trætter hjernen, så der er mindre batteri tilbage til selve opgaveløsningen. Støj kan også risikere helt at løbe med opmærksomheden. For eksempel er andre menneskers telefonsamtaler en af de mest forstyrrende ting på kontoret, fordi vores nysgerrige hjerner ikke kan lade være med at lytte med i snakken på den anden side af bordet.
Ofte skal man begynde helt forfra, hvis man bliver forstyrret midt i en opgave. Og det tager tid. I øvrigt viser forskning, at det langt fra er alle opgaver, vi vender tilbage til efter en forstyrrelse. Vi glemmer simpelthen, hvad vi var i gang med. Forskning viser også, at vi laver markant flere fejl, når vi forsøger at multitaske. Det gælder uanset, om man som konditor er i færd med at pynte en bryllupskage efter alle kunstens regler, eller man som it-programmør skal lægge sidste hånd på en genial kodestump.
Hvad sker der, når man har fokus på fordybelse?
Jeg kalder fordybelse for fremtidens superevne. Fordi vi forløser vores intellektuelle potentiale, når vi fordyber os. Det har værdi både for vores arbejdsplads og samfundet. Og os selv. Fordybelse kan nemlig noget så sjældent som at skabe ro i en støjende verden og gøre arbejdet meningsfuldt.
For en virksomhed vil de konkrete gevinster være højere kvalitet, mere kreativitet, mere effektivitet, mindre stress og mere arbejdsglæde.
Hvis man er bekymret for, om man har sit job i fremtiden, så er fordybelse også noget, man skal prøve at få lidt mere af. Man kan ikke så let kan erstattes af en robot, hvis man eksempelvis er god til at få originale ideer eller tage moralsk rigtige beslutninger. Hvis man derimod altid flakser i overfladen og leverer juksede standardløsninger, så er man mere udsat.
I et aktuelt eksperiment, som jeg har afviklet i samarbejde med Future Work Lab, blandt 40 medarbejdere hos forsikringsselskabet Velliv, så vi at mange af medarbejderne blev skarpere efter bare 5 timers fordybelse om ugen. De fik krammet på de sværeste opgaver og kom i bund med to-do-listen. Men ikke mindst kunne vi vi via pulsure måle, at medarbejderne fik mere fysisk energi.
Hvordan kan man øge fordybelsen?
Den vigtigste ledelsesopgave er at gøre fordybelse socialt acceptabelt, så medarbejderne ikke føler, at de pjækker eller er asociale, hvis de slukker mailen et par timer.
Lederen kan gå foran ved selv at sætte nogle ugentlige fordybelsestimer i kalenderen. For eksempel en time hver morgen eller på en ugentlig hjemmearbejdsdag, hvor mailen måske kun tjekkes en enkelt gang.
Det moderne arbejdsliv er ikke fordrende for fordybelsen. Der er altid et møde, en kollega i nød og en utålmodig mailbox. Hemmeligheden er derfor planlægning. Sæt fordybelsestid i kalenderen mange måneder frem.
Fordybelse kræver arbejdsro. Derfor kan man som arbejdsplads indrette særlige fordybelsesområder eller officielt opfordre til hjemmearbejde, når medarbejderne har særligt krævende opgaver eller stramme deadlines.
Det at fordybe sig er som sagt mentalt krævende. Derfor skal man i det hele taget været opmærksom på den mentale sundhed blandt medarbejdere. Stress, manglende søvn eller meningsløse opgaver er ikke just fordybelsesfremmende. Omvendt kan fordybelse også være med til at fremme den mentale sundhed og arbejdsglæde, og altså starte en positiv spiral.
Og husk: Hvis man skal være god til at fordybe sig, skal man også være god til ikke at fordybe sig. Der skal hentes inspiration og slappes af, så hjernen igen har noget at arbejde med.
