Sådan sparer Aalborg Lufthavn både tid og frustrationer på tidsregistrering
Det tog et par måneder, før medarbejderne havde vænnet sig til den nye metode. Og i løbet af det første stykke tid, var der især én ting, som kom bag på ledelsen. Men i dag er tidsregistrering ”en kæmpe gevinst” i lufthavnen.
I Aalborg Lufthavn er det ikke kun de flyrejsende, der skal registrere deres ankomst.
Det er også virkeligheden for en stor del af virksomhedens medarbejdere, som hver dag scanner deres Id-kort, når de møder ind, og når de går igen.
Men hos Aalborg Lufthavn har tidsregistrering gjort det præcis modsatte, siden de moderniserede måden, de holder øje med medarbejdernes arbejdstimer.
”Hos os har det været helt omvendt. Før brugte vi meget tid på manuel kontrol. Nu er det blevet væsentlig lettere, fordi registreringen er blevet nemmere. Så det har været en kæmpe gevinst for os og fjernet mange timer, som før blev brugt på administrative opgaver,” siger Kim Bermann, vice- og driftsdirektør i Aalborg Lufthavn.
Et opgør med et administrativt mareridt
Engang var det administrativt tungt, når det var tid til at give medarbejderne deres løn i Aalborg Lufthavn.
”Der var meget efterregulering, som vores daglige ledere stod for, og det krævede meget manuelt arbejde,” fortæller vice- og driftsdirektøren i Aalborg Lufthavn om den måde, de for over 10 år siden registrerede medarbejdernes timer.
Flere af de ansattes arbejdstider afhang også dengang af, hvornår flyene landede i lufthavnen. Dét kunne ske i alle døgnets timer – nogle gange med forsinkelser.
Derfor skulle medarbejderne selv manuelt udfylde deres arbejdssedler hver 14. dag.
Der var meget efterregulering, som vores daglige ledere stod for, og det krævede meget manuelt arbejde
Men ofte var det svært for medarbejderne at huske, hvornår de egentlig havde været på arbejde de seneste to uger – og om forsinkede fly havde været grund til, at de måtte arbejde over.
Det betød, at der også var et stort administrativt arbejde forbundet med arbejdssedlerne. For ud over at bruge dem til at udbetale den rette løn, blev de også brugt til at holde et overblik over, hvornår der var overarbejde.
Derfor besluttede direktionen i samarbejde med de faglige repræsentanter, at et nyt system for tidsregistrering skulle indføres.
Det tog et par måneder, før medarbejderne havde vænnet sig til den nye metode. Og i løbet af det første stykke tid, var der især én ting, som kom bag på vice- og driftsdirektøren.
En hård start
”I starten skulle det lige masseres lidt. Her handlede det især om at få fortalt, at det altså ikke var et forsøg på mere overvågning, men nærmere at søge for at udbetale den rette løn til vores personale,” fortæller Kim Bermann.
Implementeringen af det nye system skete derfor i samarbejde med en række faglige repræsentanter. Her besluttede de blandt andet, at reglerne for tidsregistrering ikke måtte være for rigide.
”Det handler altså ikke om, at hvis man er gået fem minutter før, så skal man arbejde fem minutter længere næste dag. Omvendt får man heller ikke nedskrevet overarbejde, hvis man går fem minutter over. Det var nogle af de lokale regler, vi fik aftalt,” fortæller driftsdirektøren.
Derudover valgte lufthavnen at placere Id-scannere, de steder hvor medarbejderne hver dag gik forbi.
”I begyndelsen var svært for folk at huske at registrere sig, når de mødte ind og gik igen,” fortæller Kim Bermann om det, der kom mest bag på ham i starten af det nye tidsregistreringssystem.
Derfor gik ledelsen i dialog med personalet om, hvor standerne faktisk skulle stå, så det blev nemmere at huske.
Nu står der både Id-standere ved blandt andet security, kantinen og forskellige indgange, som medarbejderne benytter.
Sker det engang i mellem, at medarbejderne ikke har registreret sig, kan afdelingslederne se det og derefter tage en dialog med medarbejderen om det.
Ny lovgivning er ingen stor udfordring
Selvom Aalborg Lufthavn nu har over 10 års erfaring med at tidsregistrere, kommer de ikke uden om, at de til sommer skal lave nogle tilpasninger.
I februar vedtog Folketinget nemlig en ny lov om tidsregistrering, som træder i kraft den 1. juli 2024. Loven dikterer blandt andet, hvem der skal tidsregistrere, og hvem der ikke skal.
Tirsdag den 23. januar 2024 vedtog Folketinget en ny lov om tidsregistrering, som træder i kraft den 1. juli 2024.
Det betyder, at alle danske arbejdsgivere pålægges at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkel medarbejder.
Ifølge lovforslaget er der metodefrihed i forhold til, hvordan den enkelte arbejdsgiver vælger at indrette arbejdstidsregistreringssystemet, så længe systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt – og således er egnet til at sikre overholdelse af reglerne i arbejdstidslovgivningen. Tidsregistreringen kan derfor både foregå via elektroniske systemer eller ved fysiske timesedler, så længe systemet lever op til kravene i loven.
Det er et krav efter loven, at registreringen er tilgængelig for den enkelte medarbejder under ansættelsen. Herudover skal arbejdsgiveren opbevare oplysninger i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlig arbejdstid (48-timers reglen).
Lovændringen er en konsekvens af EU-domstolens dom af 14. maj 2019.
Kilde: Dansk Erhverv
”Vi skal have beskrevet en proces for fremtidig timeregistrering, og i den proces skal vi skal have afdækket, hvilke af vores medarbejdere, der ikke allerede tidsregistrerer, det bliver relevant for,” siger Kim Bermann.
Og selvom planen for, hvordan det skal foregå, endnu ikke helt er på plads, ser Kim Bermann ikke de store udfordringer med at leve op til den nye lovgivning:
Han mener, det kan gøres smidigt.
”Vi har allerede et system, der kan håndtere opgaven, og det bliver formentlig i form af, at vi kun registrerer, når vi er på arbejde ud over vores normtid, og det bliver formentlig nærmeste leder/vores kollegaer i løn, der kommer til at registrere afvigelserne i systemet,” siger han og uddyber:
”Der skal ikke registreres komme-gåtider, men kun når der bliver arbejdet flere timer end den fastsatte norm.”
