Sådan har Mariendal ændret på ledelsens arbejdsgange efter et større trivselsprojekt
De seneste to år har installationsvirksomheden Mariendal arbejdet intensivt på at nedbringe medarbejdernes sygefravær. Det har blandt andet resulteret i en ny mødestruktur for ledelsen – og tidsregistrering hos medarbejderne.
Mariendal har de seneste to år haft travlt.
For ud over at udrulle en ny strategi ved årsskiftet har installationsvirksomheden sat medarbejdernes trivsel under loop på tværs af deres syv afdelinger.
Formålet er at nedbringe en sygefraværsprocent på seks til højest at være på fire.
Derudover sigter virksomheden efter en styrket ledelsesadfærd, forbedret kommunikation og en målbar øget trivsel hos medarbejderne.
”Vi er ikke helt i mål endnu, for det er en proces, der tager tid,” fortæller Anne Madsen, som er HR-chef i Mariendal og tovholder på projektet, som blev igangsat efter modtagelsen af en bevillig på 250.000 kroner fra Velliv Foreningen.
Ny feedback-kultur og mødestruktur
Siden projektets start har Anne Madsen været med til at skubbe forældede metoder ud ad døren – og byde nye velkommen i virksomheden.
Både hos medarbejderne – men særligt også ledelsen, som blandt andet har fået ændret deres mødestruktur.
”Før i tiden var det op til lederne selv at finde ud af at få kommunikeret beslutningerne videre efter større møder,” forklarer HR-chefen.
Det resulterede i, at nogle medarbejdere fik besked i april, mens andre først fik det i juni.
”Så det var svært at få kommunikeret vores budskaber klart og ensformigt ud.”
Hvis det er uklart, hvem der har ansvaret, er det jo ingens ansvar.
Nu er der indført retningslinjer for, hvem der afrapporterer og hvornår der afrapporteres efter de forskellige møder i bestyrelser og på ledermøder – så alle informationer sendes retmæssigt ud.
”Hvis det er uklart, hvem der har ansvaret, er det jo ingens ansvar. Så vi arbejder i ledergruppen på at blive endnu skarpere på at sætte navn på.”
Derudover er der hver kvartal taktik-møder, hvor for eksempel tillids- og arbejdsmiljørepræsentanterne kan deltage og komme med deres besyv på strategiske beslutninger.
Mariendal har også indført en ny feedback-metode, hvor ledelsen sættes mere i spil – mens medarbejderne får nye komponenter til at udføre et bedre stykke arbejde.
Tidligere lavede ledelsen deres tilsyn på medarbejdernes opgaver sent i processen. Nu times tilsynet anderledes.
”Nu forsøger vi at komme forbi, mens kunden er til stede, så vi kan komme i en god dialog med dem, og mens medarbejderen stadig sidder på opgaven,” siger Anne Madsen.
”Når vi kombinerer tilsynet med en oprigtig interesse i det arbejde, som vores medarbejdere udfører, giver det en god anledning for lederen til at tage en dialog og en feedback om den opgave, der bliver udført. Og det efterspørger vores medarbejdere i vores trivselsmålinger.”
En forandret hverdag for medarbejderne
Lederne er midlertidigt ikke de eneste, der har fået ændret kutymer i Mariendal.
Medarbejderne er også blevet introduceret for nye redskaber.
Trivselsmålinger har nemlig afsløret, at medarbejderne mærkede negative konsekvenser ved det grænseløse arbejde – og manglede indsigter i deres succeskriterier.
Det forsøger virksomheden at komme til livs – blandt andet med tidsregistrering og funktionsbeskrivelser, som nu er en del af dagligdagen på tværs af alle virksomhedens syv afdelinger.
På sigt kunne jeg også godt tænke mig, at vi gjorde en forbedring i fastholdelse og onboarding. Men det er punkter, vi ikke er begyndt at måle på endnu
Selvom det først er til juni, at en ny lov om tidsregistrering træder i kraft, har virksomheden allerede nu indført det på alle sine medarbejdere.
”Det er stadig valgfrit, om man vil gå minutiøst til værks, men værktøjet er nu til rådighed, så alle medarbejdere har mulighed for at få synliggjort deres arbejde ned på time-niveau,” forklarer Anne Madsen.
”Der kommer heller ikke længere funktionærkontrakter ud, uden der er en funktionsbeskrivelse i halen af det,” tilføjer hun.
Selvom sygefraværet siden projektets start allerede er faldet to procent, mener HR-chefen, at det endnu er for tidligt at konkludere på dets effekter.
”Om man kan sige, at det er en direkte konsekvens af dette arbejde, er svært at svare på. Der kan jo være mange ting, der spiller ind,” siger hun.
Hun tilføjer desuden, at Mariendal langt fra har fjernet deres loop fra trivslen endnu.
”På sigt kunne jeg også godt tænke mig, at vi gjorde en forbedring i fastholdelse og onboarding. Men det er punkter, vi ikke er begyndt at måle på endnu,” siger hun.
